Vorteile

So profitieren Sie vom PMS-Einsatz

Kosten

Zeit

Sowohl im Bereich der Vertrags- wie auch Inventarverwaltung besteht gemäß Studien ein Einsparpotential von bis zu 30 Prozent. Die meisten dieser Kosten sind "versteckte Kosten". Sie werden deshalb von vielen Unternehmen nur punktuell als Kosten wahrgenommen. Kennen Sie auch diese Situationen, die in der Praxis häufig vorkommen:

Verlorengegangene Inventare.
Zeitaufwand zur Suche nach Inventaren und Verträgen.
Verträge, die nicht (fristgerecht) gekündigt wurden, obwohl der Vertragsgegenstand nicht mehr benötigt wird.
Mehrfache Verträge zum selben Risiko.
Inventare, die Mitarbeitern zugeteilt sind werden nach Ausscheiden der Mitarbeiter nicht (vollständig) zurückgenommen.
Zahlung einer Dienstleistung zu einem Inventar, obwohl es einen entsprechenden Wartungsvertrag gibt.

Die Liste läßt sich weiter vervollständigen. Diese und weitere Situationen rund um die Inventar- und Vertragsverwaltung verursachen Kosten, die Sie mit PMS Contract und PMS Service einsparen können. Je mehr Verträge und Inventare Sie besitzen, umso größer sind die Einsparungen. Im Allgemeinen amortisieren sich unsere Lösungen innerhalb von 6 - 12 Monaten.

Durch die Verknüpfung von Inventaren, Verträgen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Vorgängen werden redundante Daten in unterschiedlichten Programmen vermieden. Die Effizienz der Datenpflege und der Vorgangsbearbeitung steigt. Nicht zuletzt erhalten Sie Informationen, die Sie mit Einzellösungen nicht oder nur unvollständig abrufen können.

Bezieungen zwischen Inventaren, Verträgen und Vorgängen

Mangelnde Informationen zu Verträgen und Inventaren führen zu Risiken, die wiederum zu vermeidbaren Kosten führen. Hierzu zählen beispielsweise folgende Risiken:

Nicht abgeschlossene Versicherungen zu bestehenden Risiken.
Unter- oder überversicherte Risiken, da Informationen zur Risikobewertung fehlen oder nur mühsam ermittelt werden können.
Fehlende Nachweise über vorhandene Inventare bei einem Versicherungsfall.
Verpaßte Vertragsverlängerungen.
Versäumte Prüf- und Wartungstermine zu Inventaren (z.B. TÜV, UVV, BGVA3, etc.) können im Schadenfall zu Versicherungsverlusten führen.
Auch der fehlende Nachweis einer Prüfmaßnahme kann zu vermeidbaren Kosten führen.
Tritt ein Defekt eines Gerätes innerhalb der Garantie auf, der erst nach Ablauf der Garantie bearbeitet wird, führt zu vermeidbaren Kosten.
Fehlende Nachvollziehbarkeit eines Defektes oder Verlustes bei Abschreibung eines Inventar vor der gesetzlichen Frist.

Risiken

Werden in Ihrem Unternehmen Verträge und Inventare in unterschiedlichsten Abteilungen verwaltet? Das ist häufig ein Grund für den Einsatz vieler unterschiedlicher Tools und eine redundante Datenhaltung. Mit den PMS-Modulen bilden Sie Ihre Arbeitsabläufe - auch abteilungsübergreifend - optimal ab. Das Berechtigungssytem ermöglicht jedem Mitarbeiter den Zugang zu den Daten und Informationen, die zur Durchführung seiner Vorgänge benötigt werden.

Der Vorteil: Alle Inventare und Verträge werden in nur einer Datenbank gespeichert. Redundanzen und damit verbundene Aufwände sowie Unstimmigkeiten werden vermieden. Zusätzlich ermöglicht eine zentrale Datenbank die zentrale Auswertung aller Daten in einer Anwendung. Selbst, wenn alle Verträge und Inventare in nur einer Abteilung verwaltet werden, profitieren Sie von den Beziehungen zwischen Inventaren, Verträgen und Mitarbeitern, die in der PMS-Datenbank abgebildet werden.

Prozesse & Berechtigungen

Daten, die in Ordnern oder Listen gespeichert werden, können nur manuell verwaltet werden. Termine lassen sich nicht automatisiert überwachen und eine regelmäßige Prüfung ist unumgänglich. Ganz im Gegensatz hierzu ermöglicht die PMS-Anwendung die automatisierte Überwachung aller Termine: Prüf- und Wartungstermine sowie Garantietermin zu Inventaren sowie Kündigungsfristen, Verlängerungstermine und Zahltermine zu Verträgen. Zu Terminereignissen können Vorgänge in der PMS-Datenbank automatisch angelegt werden, die wiederum per E-Mail avisiert werden können. PMS Service ermöglicht darüber hinaus die Eskalation, wenn auf Ereignisse nicht reagiert wird. Verpaßte Termine und damit verbundene Kosten und Risiken werden sicher vermieden.

Automatisieren

Die Inventarverwaltung ist eng mit dem Vertragswesen und dem Vorgangs-Management verbunden. Deshalb erziehlen Sie mit einer Lösung, die alle drei Bereiche unterstützt, den maximalen Nutzen.

Profitieren Sie von diesen und weiteren Vorteilen:

	Sie profitieren von einer browserbasierten Lösung, mit der Sie Verträge, Inventar und zugehörige Vorgänge zentral verwalten. Der komplette Life-Cycle liefert Ihnen Informationen, mit denen Sie Kosten um bis zu 30 Prozent reduzieren.
	Die integrierte Workflow-Engine ermöglicht Ihnen die Abbildung Ihrer Arbeitsprozesse - auch abteilungsübergreifend. Hierdurch reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand enorm gegenüber nicht digitalen Lösungen.
	Das Berechtigungssystem ermöglicht Ihnen, eine einzige Lösung zur Inventar-, Vertrags- und Vorgangsbearbeitung im Unternehmen oder Konzern einzusetzen. Insellösungen auf Abteilungsebene gehören damit der Vergangenheit an. Auswertungen können unternehmensweit erfolgen.
	Das Customizing-Konzept stellt eine Softwareeinführung ohne Programmieraufwand sicher.
	Zur Einführung haben sich Remote-Services bewährt. Das DDC Kunden-Center ermöglicht Ihnen den Zugang zu unserem Support per Ticketsystem und umfaßt viele Anleitungen, Trainings-Videos und Dokumentationen, die Ihnen helfen, den maximalen Nutzen aus Ihrer neuen Software zu generieren.
	Die Oracle Datenbank- und Softwaretechnologie sorgt für einen zuverlässigen Betrieb und höchste Skalierbarkeit. Sie haben die Wahl zwischen kostengünstigen embedded, flexiblen und skalierbaren anwendungsspezifischen und full use Lizenzen.
	Leistungsfähige APIs ermöglichen die Anbindung der PMS-Software an Ihre IT-Systeme.
	Auf Basis der PMS-Plattform entwickeln wir seit 18 Jahren leistungsfähige Module, mit denen unsere Kunden ihre wertschöpfenden Geschäftsprozesse optimieren. Nutzen Sie diese Lösungen zur Steigerung Ihres Ertrags.