Verträge wirtschaftlich und effizient verwalten mit
PMS Contract und PMS Service
Alle Vertragsdaten auf einen Blick
Für alle Vertragsarten: Miet-, Leasing-, Wartungs-, Dienstleistungsverträge, etc.
Individuell definierbare Merkmale pro Vertragsart - z.B. SFK, qm, etc.
Automatische Fristenüberwachung
Notifikation per E-Mail
Kosten-, Einnahmen- und Liquiditätsberechnung
Dokumente (optional per AES verschlüsselt)
Berücksichtigung Ihrer Organisationsstruktur / Workflows
Einfach konfigurierbares Berechtigungssystem
Kosten und Risiken minimieren
Verträge effizient
und transparent verwalten
Mit PMS Contract und PMS Service verwalten Sie Ihre Verträge effizient und transparent. Die browserbasierte Lösung ermöglicht Ihnen den Zugang zu allen Verträgen von jedem Firmen-PC, Tablet und vielen Smartphones. Verwalten Sie Miet-, Service-, Telefon-, Leasing, Konsortial- und viele andere Verträge in einer einzigen Lösung.
- Per WLan im ganzen Unternehmen mobil Daten erfassen und Informationen abrufen.
- Ohne Client-Installation in gängigen Web-Browsern ausführbare HTML5-Anwendung.
- E-Mail Notifikation und Eskalation (optional)
Entdecken Sie eine neue Softwaregeneration, mit der Sie Ihre Verträge mobil und wirtschaftlich verwalten.
Download: Flyer PMS Contract
Überblick
Beziehungen
Termine
Die automatische Terminüberwachung vermeidet, daß Kündigungsfristen und anstehende Vertragsverlängerungen übersehen werden. Die zugehörigen Vorgänge können mit Hilfe von Aufgaben oder Tickets geplant, gesteuert und bearbeitet werden.
Fristen per E-Mail ankündigen
Anstehende Kündigungs- und Verlängerungsfristen können zuständigen Mitarbeitern per E-Mail angekündigt werden. Zusätzlich werden Vorgänge zur Bearbeitung angelegt. Regeln zur mehrstufigen Notifikation und Eskalation sind mit PMS Service konfigurierbar.
Beziehungen zu Lieferanten, Mitarbeitern und Inventaren sorgen für höchste Transparenz. In der Vertragsverwaltung erkennen Sie, zu welchem Inventar ein Vertrag abgeschlossen wurde. Ebenso werden die Verträge zu einem Inventar in der Inventarverwaltung angezeigt. Das vermeidet, daß bei Ausmusterung eines Inventars der zugehörige Vertrag ungekündigt bleibt. Beziehungen zwischen Verträgen und anderen Datenbankobjekten helfen Ihnen, Kosten zu reduzieren und die Wirtschaftlichkeit zu steigern.
Dokumente
Jedem Vertrag können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Damit stehen Ihnen alle Vertragsdokumente digital zur Verfügung. Das Suchen in Ordnern und der damit verbundene Aufwand gehören der Vergangenheit an.
Sichere Ablage
Optional können mit PMS DOCDB Dokumente verschlüsselt (AES) in der PMS-Datenbank gespeichert werden. Zugang zu den Dokumenten besteht dann nur noch über die Anwendungsoberfläche und nur für berechtigte Mitarbeiter. Selbst Administratoren mit direktem Datenbankzugang können Dokumente nicht einsehen.
Team Player
Bearbeiten Sie Verträge abteilungsübergreifend. Die integrierte Workflow-Engine ermöglicht Ihnen die individuelle Gestaltung Ihrer Arbeitsabläufe und Ihrer Genehmigungsprozesse. Das Berechtigungssystem sorgt dafür, daß jedes Team (jede Abteilung) nur auf Verträge zugreifen kann, für die es zuständig ist. Damit ist ein unternehmensweites Vertragsmanagement mit einer einzigen Software möglich. Der Vorteil: Bereichsübergreifende Berichte und Analysen sowie ein hierarchischer Zugang zu Verträgen steigern Effizienz und Transparenz. Sie erhalten Informationen, mit denen Sie Zeitaufwende und Kosten reduzieren.
Kosten
Vertragsarten und -kategorien
Datenimport
Unterschiedliche Vertragsarten erfordern unterschiedliche Kategorien. Zu einem Gebäudemietvertrag können z.B. die Kategorien "Nutzfläche in qm", "Fensterfläche in qm" angelegt werden. Zu einem KFZ-Leasingvertrag sind die Kategorien "KM-Gesamtleistung" und "Vereinbarte Restzahlung" relevant. Mit der PMS Business Suite Inventory erstellen Sie individuelle Vertragsarten und zugehörige Kategorien.
Die automatische Kostenfortschreibung ermöglicht die Anzeige der zu einem Vertrag angefallenen Kosten. Egal, ob es sich um eine Versicherung, eine Dienstleistung oder um eine andere Vertragsleistung handelt, Sie haben immer alle in der Vergangenheit angefallenen Kosten im Überblick.
Die Datenimportverwaltung ermöglicht den CSV-Import vieler Daten. Hierzu zählen Verträge, Invenare und Mitarbeiter.
Berichte und Analysen
Vordefinierte Berichte liefern Ihnen entscheidungsrelevante Informationen. Optional steht der PMS Web-Report-Designer zur Verfügung, der Ihnen das Ändern bestehender Berichte sowie das Erstellen neuer Berichte ermöglicht. Die erstellten Berichte können direkt in die PMS-Formulare integriert werden. Neben HTML-Berichten können CSV- und PDF-Berichte erstellt werden.
Schadensregulierung
Schäden, die über Verträge reguliert werden, können Sie in Form von Tickets zu Verträgen festhalten. Ihr Vorteil: Zusammen mit der Kostenübersicht stehen Ihnen alle Kennzahlen zu Kosten und Erstattungen zur Verfügung. Diese Zahlen können Sie beispielsweise zur Verhandlung bei Verlängerungen einsetzen.
Haupt- und Unterverträge
In vielen Fällen stehen auf Verträge in Beziehung zueinander. Zu einem Vertrag gibt es Vertragsergänzungen, zu Rahmenverträgen individuelle Zusätze, etc. Diese Beziehungen können Sie in der Software mit Hilfe von Haupt- und Unterverträgen übersichtlich abbilden. Navigieren Sie vom Hautpvertrag direkt auf die zugeordneten Unterverträge und umgekehrt.
Reaktionszeiten / SLAs
Mit Hilfe von mehrstufigen SLAs können vereinbarte Reaktionszeiten und Services flexibel zu einem Vertrag angelegt werden. Beispiele für SLAs sind zum Beispiel: "Dauer bis zur ersten Rückmeldung", "Dauer bis zu einem Vor-Ort-Einsatz" und "Dauer bis zum Beheben einer Störung". Zusammen mit dem PMS Ticketsystem können SLAs automatisch überwacht und ausgewertet werden.
Welche Ziele möchten Sie erreichen?
PMS Service kann per Customizing an Ihre Anforderungen angepaßt werden. Die Lösung bietet Ihnen viele Möglichkeiten, die Sie sonst nur selten in einer Vertrags- und Inventarverwaltung finden. Profitieren Sie von zahlreichen optionalen Modulen, mit denen Sie den Nutzen weiter steigern können. Egal, ob Sie interne Verträge oder Kundenverträge optimal verwalten möchten.
Besprechen Sie mit uns Ihre Ziele und Anforderungen und erleben Sie live, wie Sie mit PMS Service diese schnell und nachhaltig realisieren.
Vereinbaren Sie gleich einen Online-Präsentationstermin.
Telefon: +49 (0) 2226/89890-0
